Jak zacząć korzystać z programu?

W tej sekcji dowiesz się więcej o tym, dla kogo jest przeznaczony Program Wiedza Edukacja Rozwój, jakie projekty będzie można realizować dzięki wsparciu z tego programu. Ze wsparcia programu Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) możesz korzystać na dwa sposoby – jako realizator lub uczestnik projektów.

Kto może występować o dotację?

Projekty w ramach PO WER są realizowane w dwóch podstawowych trybach:

1. pozakonkursowym, w którym projekty realizowane są przez dokładnie określonych beneficjentów precyzyjnie wskazanych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO WER,
2. konkursowym, w którym o dofinansowanie mogą się ubiegać wszystkie formy prawne zgodnie z klasyfikacją form prawnych podmiotów gospodarki narodowej określonych w § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz. U. Nr 69, poz. 763, z późn. zm.). czyli m.in: jednostki administracji samorządowej i rządowej,organizacje pozarządowe, związki zawodowe i organizacje pracodawców, partnerzy społeczni.

Szczegółowe informacje na temat podmiotów uprawnionych do wnioskowania o wsparcie publikowane są każdorazowo w dokumentacji konkursu o dofinansowanie.

Dla kogo projekty?

Grupy docelowe, czyli ostateczni odbiorcy wsparcia w ramach realizowanych projektów to m.in.:

• osoby młode, w tym niepełnosprawne, w wieku 15-29 lat bez pracy, które nie uczestniczą w kształceniu lub szkoleniu (tzw. kategoria NEET od akronimu sformułowania  „not in employment, education or training”);
• mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa i ich pracownicy;
• podmioty ekonomii społecznej, przedsiębiorstwa społeczne i ośrodki wsparcia;
• pracownicy administracji publicznej;
• pracownicy wymiaru sprawiedliwości i prokuratury;
• jednostki samorządu terytorialnego i ich pracownicy;
• instytucje rynku pracy;
• publiczne i niepubliczne służby zatrudnienia;
• Ochotnicze Hufce Pracy;
• partnerzy społeczni;
• szkoły i placówki oświatowe różnego typu, w tym prowadzące kształcenie zawodowe i ustawiczne oraz ich organy prowadzące;
• absolwenci szkół i placówek systemu oświaty prowadzących kształcenie zawodowe;
• pracownicy systemu oświaty;
• podmioty świadczące usługi edukacyjne;
• uczelnie i jednostki naukowe;
• osoby uczestniczące w kształceniu na poziomie wyższym (w tym studenci niepełnosprawni);
• osoby w wieku aktywności zawodowej, w większości ze zidentyfikowanych grup największego ryzyka;
• podmioty świadczące usługi w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej i ich pracownicy;
• kadry medyczne;
• osoby odbywające karę pozbawienia wolności;
• społeczność romska.

Na lata 2014-2020 w programie Wiedza Edukacja Rozwój przewidziane są różne formy wsparcia.

Szkolenia

Szkolenia mogą odbywać się w formule stacjonarnej lub on-line, w formie e-learningu.

Ze względu na zakres treści szkolenia dzielą się na:

• ogólne – szkolenie teoretyczne lub praktyczne, prowadzące do zdobycia przez pracownika uniwersalnych kwalifikacji, które będzie mógł wykorzystać zarówno na stanowisku pracy obecnie zajmowanym, jak również na przyszłych,
• specjalistyczne – szkolenie teoretyczne lub praktyczne, prowadzące do zdobycia przez pracownika kwalifikacji bezpośrednio przydatnych na obecnym stanowisku pracy, powiązanych ze specyfiką tego stanowiska, których nie będzie mógł wykorzystać przy podjęciu zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie lub na innych polach działalności zawodowej. 

Doradztwo

Jako doradztwo określa się:

• pomoc i kierowanie rozwojem umiejętności lub kompetencji osoby, w określonej dziedzinie związanej z wykonywanym zawodem, w szczególności jeżeli jest powiązana z zakresem tematycznym szkoleń. Doradztwo jest prowadzone indywidualnie przez doradcę, polega na relacjach 1 do 1: doradca – odbiorca lub
• pomoc dla beneficjenta pomocy (np. przedsiębiorcy, osoby bezrobotnej, itp.) powiązana tematycznie z dofinansowanym projektem szkoleniowym lub zorientowaną na wsparcie systemu rozwoju kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwie.

Dotacje

Środki bezzwrotne przekazywane na realizację projektów wpisujących się w cele i specyfikę programu. W programie Wiedza Edukacja Rozwój dotacje będą dostępne w ramach projektów, jako jeden z instrumentów aktywizacji zawodowej osób młodych w ramach Priorytetu I Osoby młode na rynku pracy.

Instrumenty zwrotne

Instrumenty zwrotne to alternatywa dla dotacji. W PO WER z instrumentów zwrotnych, w tym pożyczek, poręczeń oraz social ventrue capital będą mogły skorzystać podmioty ekonomii społecznej.

Praktyki, staże, kursy

Są to narzędzia wspomagające osoby z problemami na rynku pracy. Kursy służą przekazaniu wiedzy i umiejętności poszukiwanych przez pracodawców. Praktyki i staże umożliwiają zdobycie doświadczeń zawodowych.

Zatrudnienie subsydiowane

Forma wsparcia dla pracodawców i pracowników. Przedsiębiorcom stwarza możliwość przyjęcia dodatkowego pracownika, bez obciążenia kosztami zatrudnienia. Pracownicy mają możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego.

Programy mobilnościowe

Na poziomie regionalnym jest to wsparcie dla osób z problemami na rynku pracy, którym udało się znaleźć zatrudnienie w znacznej odległości od miejsca zamieszkania (powyżej 50 km). Ma ono formę dodatku / grantu ułatwiającego przeorganizowanie życia w sposób umożliwiający podjęcie i utrzymanie zatrudnienia.

W wymiarze ponadnarodowym programy mobilności służą nabyciu nowych umiejętności i kompetencji oraz ich doskonaleniu, a także zdobyciu doświadczenia zawodowego przez osoby na różnym etapie kształcenia i kariery zawodowej. Przyczyniają się również do poprawy jakości funkcjonowania, w tym udoskonalenia metod pracy i zarządzania, podmiotów prywatnych i publicznych.

Przykładowymi typami programów są:

• programy mobilności ponadnarodowej na zasadach określonych dla programu Erasmus+ obejmujące m.in. staże, praktyki, wymianę studentów;
• programy mobilności ponadnarodowej obejmujące m.in. staże, praktyki, wymianę pracowników, job-shadowing. 

Badania i analizy

Opracowania służące diagnozie problemów oraz formułowaniu propozycji ich rozwiązań. W programie Wiedza Edukacja Rozwój zakres tematyczny dotyczy głównie zjawisk na rynku pracy oraz edukacji w odniesieniu do rynku pracy.

Zidentyfikuj potrzeby

Czy masz już plan, na realizację którego potrzebujesz unijnych pieniędzy? Pamiętaj, wertowanie opisów programów w celu znalezienia inspiracji nie jest dobrym pomysłem. Doświadczenia z  realizacji wcześniejszych projektów pokazują, że największe szanse na sukces mają przedsięwzięcia wynikające z konkretnych potrzeb beneficjenta, wpisujące się w jego działalność, bazujące na jego wiedzy i doświadczeniu.

Znajdź właściwe źródło finansowania

Po określeniu swoich potrzeb poszukaj źródła ich finansowania. W latach 2014-2020 Fundusze Europejskie będą przyznawane beneficjentom nie tylko z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja i Rozwój, ale również z pozostałych  krajowych programów: Infrastruktura i Środowisko, Inteligentny Rozwój, Polska Cyfrowa i Polska Wschodnia oraz z 16 Programów Regionalnych w tym Regionalnego Programu dla województwa małopolskiego.

Dodatkowo projekty realizowane z partnerem zagranicznym mogą być dofinansowane z programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej. Ponadto na obszarach wiejskich wsparcie można otrzymać z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich, a jeżeli przedsięwzięcie dotyczy rybołówstwa z Programu Rybactwo i Morze.

Pamiętaj, że Fundusze Europejskie to nie tylko dotacje.  Na realizację Twojego projektu możesz uzyskać pożyczkę lub kredyt z Funduszy Europejskich, udostępniane na korzystnych warunkach.  Możliwe jest także korzystanie z innych instrumentów, np. funduszy kapitałowych czy poręczeń, których otrzymywanie także ułatwiają Fundusze Europejskie.

We wstępnym określeniu programu odpowiedniego dla Twoich potrzeb pomocna będzie wyszukiwarka dotacji. Odpowiadając na kilka pytań dotyczących reprezentowanego przez Ciebie podmiotu, miejsca realizacji projektu i jego dziedziny,  dowiesz się, z którego programu prawdopodobnie będziesz mógł się ubiegać o pomoc unijną. Możesz również udać się do Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich. Wykwalifikowany konsultant udzieli Ci tam bezpłatnej porady na temat możliwych źródeł finansowania. Najlepszym wyborem będzie punkt zlokalizowany w miejscowości najbliższej realizacji Twojego projektu – jego adres i numer telefonu znajdziesz na w zakładce dotyczącej Punktów.

Myśl projektowo

Z Funduszy Europejskich nie wspiera się działalności bieżącej, ale konkretne projekty. Zgodnie z definicją, projekt jest złożonym działaniem o charakterze jednorazowym, podejmowanym dla osiągnięcia z góry określonych celów. Każdy projekt musi mieć szczegółowo określone terminy realizacji nie tylko całości, ale każdego wykonywanego w nim zadania.

Przeanalizuj zatem formularze wniosków i dokumenty dla ubiegających się o wsparcie i instrukcje ich wypełniania. Wzory wniosków i biznesplanów opracowano w taki sposób, by pomóc zaprezentować realizację Twoich potrzeb w ujęciu projektowym.

Zapoznaj się z opisem programu, który został zidentyfikowany jako możliwe źródło finansowania oraz innymi szczegółowymi dokumentami. Upewnij się, że Twój projekt spełnia wszystkie warunki, wpisuje się w cele programu i postaraj się dowieść tego we wniosku o dofinansowanie.

Poznaj obowiązki związane z realizacją projektu objętych wsparciem z Funduszy Europejskich – ponieważ będziesz wykorzystywał pieniądze publiczne, konieczne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji i przestrzeganie procedur  określonych dla wybranego rodzaju wsparcia.

Śledź ogłoszenia naborów wniosków

Wnioski o wsparcie z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja i Rozwój składa się w ściśle określonych terminach, biorąc udział w konkursach naborów wniosków. Po ogłoszeniu naboru przez właściwą instytucję zweryfikuj jeszcze raz swój projekt i dostosuj jego szczegóły do wymagań konkretnego konkursu. Pomogą Ci w tym regulamin i karta oceny projektu pokazująca, na co będzie zwracała uwagę komisja przyznająca wsparcie.

Podpisanie umowy

Jeżeli na realizację Twojego projektu przyznana zostanie dotacja, będziesz mógł śmiało stwierdzić, że dotarłeś właśnie na linię… STARTU. Formalnym przypieczętowaniem decyzji o przyznanym Ci wsparciu jest umowa. Określa ona zasady, na jakich przyznano ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Przed podpisaniem umowy musisz zgromadzić wymagane załączniki. Najczęściej wymagane są: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków i składek ZUS, zaświadczenie o niekaralności a także dokumenty specyficzne dla twojego projektu. Zanim podpiszesz umowę, musisz też zaktualizować harmonogram realizacji Twojego projektu.

Realizuj projekt

Teraz czeka Cię najtrudniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Projekt musisz realizować zgodnie z założeniami przedstawionymi we wniosku oraz przestrzegając podstawowych obowiązków beneficjenta. Błędy na tym etapie mogą wiązać się z utratą części,a nawet całości uzyskanego wsparcia. Twoim partnerem w procesie realizacji rozliczeń będzie instytucja, która odpowiada za udzielenie wsparcia i podpisanie z Tobą umowy o dofinansowanie.

Podpisanie umowy o dofinansowanie


Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

• dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON);
• kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego;
• aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami);
• dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

1. czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
2. czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
3. czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

1. czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
2. czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
3. czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
4. zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
5. efektywność poniesionego wydatku,
6. sposób udokumentowania wydatków. 

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie, zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych będą szczegółowo przedstawione w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości.

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;

Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;

Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym; możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;

Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;

Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;

Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli. Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

O płatność występujesz, gdy:

1. wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu;
2. wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś;
3. chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek;
4. jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków.

Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej, przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Monitorowanie uczestników projektów

W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego. Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający z projektu EFS. Jako uczestników wykazujesz wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczące co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku. Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe (nazwa instytucji, NIP, typ instytucji), dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia (w tym jego rodzaj).

Dane uczestników gromadzone w systemie są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych również we wniosku o dotację. Jeżeli nie jest możliwe zebranie wszystkich wymaganych w formularzu danych, nie można wykazywać danej osoby lub podmiotu jako uczestnika projektu, a co za tym idzie – powiązanych z nim wskaźników produktu i rezultatu.

Dane uczestników zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Dane powinny być wykazywane najwcześniej jak to możliwe po przystąpieniu do projektu.

Uczestnika projektu należy poinformować o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu (np. status na rynku pracy, udział w kształceniu lub szkoleniu) do 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym.

Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach EFS poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem EFS.

Informacje dotyczące wszystkich uczestników, którzy przystąpili do projektu od początku jego realizacji do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, są przekazywane łącznie z wnioskiem beneficjenta o płatność. Instytucja oceniająca wniosek o płatność weryfikuje prawidłowość danych dotyczących uczestników projektów.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

• znak Funduszy Europejskich z nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój, z którego realizowany jest Twój projekt;
• znak Unii Europejskiej z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników, obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu.
2. Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści.
3. Nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.