Poznaj proces podpisywania umowy

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy.

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas Instytucja podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć bądź też o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.

Sporządzane jest oficjalne pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić formalności.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania przez Instytucję wszystkich dokumentów wymaganych do sporządzenia umowy o dofinansowanie, o których mowa w oficjalnym piśmie potwierdzającym przyznanie wsparcia, a także ewentualnych innych dokumentów aplikacyjnych wymagających uzupełnienia.  Podpisanie umowy składa się z kilku formalnych etapów zmierzających do zebrania wszystkich wymaganych podpisów (wymaga czasu).

Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od Ciebie załączników znajduje się w dokumentacji konkursu,  w którym ubiegasz się o dotację. Ich listę otrzymasz także wraz z pismem potwierdzającym przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo przedsiębiorcy realizujący projekty, zobowiązani są dostarczyć:

  1. dokumenty rejestrowe firmy (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON);
  2. informacje dotyczące uzyskanej pomocy publicznej;
  3. dokumenty potwierdzające posiadanie środków na sfinansowanie wkładu własnego do projektu;
  4. dane o rachunku bankowym, na który ma być przelewane dofinansowanie;
  5. potwierdzenie gotowości do złożenia wskazanej we wniosku aplikacyjnym formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie);
  6. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami);
  7. dokumenty środowiskowe, potwierdzające, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne;
  8. oświadczenia (np. o statusie mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa; dysponowaniu nieruchomością na potrzeby realizacji projektu; kwalifikowalności podatku VAT, itp.);
  9. informację dotyczącą wszystkich realizowanych projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów Unii Europejskiej, a także krajowych środków publicznych – w okresie realizacji przedmiotowego projektu;
  10. inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

Formy zabezpieczenia

Warunkiem przekazania dofinansowania wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie  jednostek sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. Dopuszczalne rodzaje zabezpieczeń są wskazane w umowie o dofinansowanie projektu.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż 30% wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Ustanowienie przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest warunkiem przekazania dofinansowania przyznanego na realizację projektu. Brak złożenia w Instytucji prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia stanowi przesłankę rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są:

  • strony umowy;
  • wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
  • podstawowe informacje dotyczące zasad realizacji, rozliczania oraz kontroli projektu oraz wskazanie obowiązujących wytycznych, które zawierają szczegółowe zasady;
  • obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
  • zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zobowiązanie do realizacji projektu z należytą starannością, do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
  • wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego, a także zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie, który został wybrany do dofinansowania. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.